Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (495) 332-37-90
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 449-45-96 Доб. 640

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:. Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег. Бухгалтерия Кот И. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации в т. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.

Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал.

Первый экземпляр контрольный хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Документы кадрового учета

Первый экземпляр контрольный хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал.

Он ведется работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров. Так, при увольнении — причина увольнения, обязательно указывается в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

При поощрениях и дисциплинарных взысканиях — в приказе обязательно приводится причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст. ТК РФ. Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись. При их оформлении необходимо учитывать требования Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля г. Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы и других документов, связанных с работой.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены, надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно ст. Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: журнал регистрации или регистрационную карточку. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала лицевой или оборотной стороне , на его каждой или последней странице: Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому: 1 журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или 2 листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются.

На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись: Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием.

По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа распоряжения. В организациях приказ заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию.

Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. Если приказ распоряжение о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе распоряжении производится соответствующая запись.

В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии должности , основание увольнения. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа распоряжения. В приказе указываются фамилия, имя, отчество принимаемого на работу, наименование структурного подразделения, профессия должность , размер тарифной ставки, оклада, надбавок, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.

В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала лицевой или оборотной стороне либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице. Лицо, ответственное за ведение журнала должность фамилия, имя, отчество Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы: 1.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался.

Новая запись делается в той же графе. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Для учета кадров, ихдвижения, а также для учета кадровой документации используютсяспециальные журналы книги учета. Они ведутся работниками отделакадров. Организации могут использовать формы, как утвержденныеминистерствами и ведомствами Российской Федерации, так иразработанные непосредственно специалистами отдела кадров.

Внастоящее время законодательно утвержденных унифицированных формжурналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтомуорганизации вправе разработать их самостоятельно в произвольнойформе. Об этом подробнее читайте в представленном нижематериале. Прежде чем приняться заизготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницыжурнала — вертикально или горизонтально.

Вертикальное расположениеподходит для журналов с небольшим количеством граф. Агоризонтальное применяется, если на странице журнала требуетсяотразить много разных сведений. Например, журнал регистрациипереводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на однойстранице нужно зафиксировать прежнее и новое места работысотрудника, старое и новое наименование его должности. Все этоможет не поместиться на вертикально расположенной странице.

Смомента заведения журнала учета на лицевой стороне всоответствующей графе делается запись о дате его заведения и первомпорядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницахразрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить вних требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф напоследующих страницах журнала, применяется книжная или альбомнаяориентация обложки и листов. Данные о работнике,ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложкежурнала лицевой или оборотной стороне либо на каждой страницежурнала.

Страницы журнала должныбыть защищены от изъятия и вложений. Для этого используютсяследующие способы:. Журнал нумеруется,шнуруется, скрепляется печатью сургучной, мастичной и заверяетсяначальником отдела кадров или заместителем руководителя организациипо управлению персоналом либо самим руководителем организации.

Листы журналанумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов напоследней странице делается наклейка с оттиском печати отделакадров или организации. При этом на последней странице делаетсязаверительная надпись по следующему образцу:.

Фамилию, имя, отчество вжурналах следует указывать полностью, а наименование должности,специальности, профессии — в соответствии со штатнымрасписанием. Подчистки, исправленияили удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующихсредств не допускаются.

Если все же необходимосделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записизачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четкочитался. Тогда в неевносится следующая запись:. Журналы учета являютсядокументами внутреннего пользования и не могут передаватьсяработникам иных, кроме отдела кадров, подразделений безсоответствующего распоряжения начальника отдела кадров. Ознакомлениеруководителей подразделений или иных должностных лиц организации сжурналом учета должно производиться в присутствии лица,ответственного за его ведение.

Журналы с определеннойрегулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляютсяначальнику отдела для проверки своевременности и правильностипринятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализакадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица,ответственного за его ведение. Перечнем типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций,с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6октября года, установлены следующие сроки хранения:.

Вся деятельность организации сопровождается оформлением приказов руководителя. В связи с этим на любом предприятии накапливается очень много документов для ежедневного пользования. Все они должны быть учтены и правильно храниться, чтобы ими легко было воспользоваться. Учётные данные о документах записываются по установленной форме в журнал книгу, базу данных. Для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника фирмы любого юридического статуса нужны приказы по личному составу.

На их основании работникам начисляют зарплату, премии, бонусы, компенсации. Сотрудников отпускают в отпуск, оплачивают больничные листы, выдают справки для оформления кредита или других целей также руководствуясь приказами. Приказ о приёме на работу — это первый официальный документ, на основании которого на сотрудника заводится личная карточка, отдел персонала вносит запись в трудовую книжку, бухгалтер открывает счёт и присваивает сотруднику табельный номер.

В крупных компаниях приказы о приёме на работу всех сотрудников должны быть зарегистрированы и храниться в отдельном журнале регистрации приказов. В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным. Унифицированной формы журнала регистрации нет , но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены.

Его можно купить, а можно разработать самим. Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив. Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа. Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан бухгалтерия или другой отдел , расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком , на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя. Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер.

Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику. В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel. Если в организации ведут журнал в электронном виде, перед сдачей в архив все листы нужно распечатать, пронумеровать и прошить.

Формат: х вертикальный 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ. Контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку без этого журнал не считается опломбированным. Приказы по личному составу — это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы.

Можно ли вести журнал приема перевода сотрудников в электронном виде

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Все документы, которые создают в компании или поступают в нее, нужно регистрировать.

В статье расскажем, как спроектировать, создать и правильно вести электронный журнал регистрации. Регистрировать нужно все документы, которые создают в компании и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах — журналах регистрации. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года.

Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал — такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством.

Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется. Правила работы с регистрационными формами лучше закрепить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству. Скачайте документ полностью. Вести учет объема документооборота при сплошной регистрации затруднительно. Вы обязаны знать объем документооборота организации хотя бы для того, чтобы аргументированно попросить руководителя выделить еще одну штатную единицу, когда перестанете справляться с растущим потоком документов.

Пример и правила расчёта смотрите в журнале. Электронные журналы регистрации документов и журналы в СЭД распечатывать не нужно. Это то же самое, что сканировать документ, только наоборот. Сканируя бумажный документ, вы создаете его копию в электронном виде. Распечатывая электронный, готовите копию на бумажном носителе. Поэтому если ведете форму регистрации документов в электронном виде, то закрывать, хранить и уничтожать его нужно тоже в электронной форме.

Независимо от носителя информации, когда закрываете форму регистрации, необходимо обеспечить ее неизменяемость и не забыть отправить на хранение. Подумайте, в какой форме вы будете хранить данные для электронного журнала регистрации. Обычно это решение зависит от объема документооборота и количества пользователей, которые работают с документами. Есть несколько способов:.

Создать файл для каждого журнала, например, файл для электронного журнала исходящих документов, входящей корреспонденции, приказов по личному составу. Разместить классификатор или перечень в отдельном файле.

Подойдет вам, если журналы, классификаторы, перечни объемные и их ведут разные сотрудники. Поместить все журналы регистрации в один файл. Внутри него на отдельных листах разместить все классификаторы, перечни и справочники. Подойдет вам, если объем документооборота небольшой. Журналы регистрации разместить на отдельных листах одного файла, а перечни, классификаторы, номенклатуру дел, справочники — на листах другого файла.

Журналы регистрации разместить в отдельных файлах, а перечни, классификаторы, справочники и номенклатуру дел — в другом файле на различных листах. Некоторые документы, например, номенклатуру, вынести в отдельные файлы. Скачайте образец полностью. Объясним, как создать журнал регистрации документов, если решили все журналы и классификаторы поместить в один файл. Сделайте 6 шагов. Шаг 1. Например, в отдельную вкладку вынесите электронный журнал регистрации входящих электронных документов, в другую — исходящих и так далее.

Шаг 2. Чтобы скопировать листы, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Шаг 3. Обязательно дайте листам названия. Для удобной работы поменяйте цвета ярлычков. Шаг 4. В ней два столбца — наименование структурного подразделения и его код. При необходимости добавьте столбцы с номерами телефонов, корпусов и или кабинетов, адресом электронной почты. Во второй столбец — Код подразделения проставьте коды из Классификатора структурных подразделений.

Классификатор должностных лиц нужно актуализировать, когда вносят изменения в штатное расписание или издают новые приказы по личному составу. Шаг 6. Используйте структуру номенклатуры дел вашей организации. Документы регистрируют в пределах выделенных документопотоков. Основные документопотоки организации: входящий, исходящий и внутренний. К внутреннему относят приказы по основной деятельности , приказы по личному составу, другие распорядительные документы, протоколы, отчеты, служебные записки.

К входящему: документы вышестоящих организаций, служебные письма, обращения граждан. Среди исходящих будут: директивные документы в нижестоящие организации, исходящая корреспонденция. В каждом из этих потоков могут присутствовать электронные документы. Оформите итоговую запись. В первую очередь внесите их в бумажные формы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности.

Узнать алгоритм полностью. В итоговой записи укажите, на каком номере завершилась регистрация за прошедший период.

Обязательно укажите количество документов, зарегистрированных в форме. Все остальные реквизиты — на усмотрение организации. Как сделать итоговую записать в журнале регистрации. Датировать запись не обязательно. Заверять ее печатью тоже, но на практике многие делают это. Запись может быть развернутой. Делают это в случае, если информация о категориях документов нужна для справки об объеме делопроизводства или для другого отчета. Скачайте образец в журнале. СЭД может формировать итоговую запись автоматически, когда журнал закрывается.

Сохраните электронные документы в неизменяемом формате. Журналы в СЭД предварительно выгружают из системы. Самый распространенный способ сохранить электронные журналы и книги учета — перевести их в PDF. Также можно воспользоваться функцией защиты от изменений в Excel или в другом табличном редакторе. Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. Откройте нужный лист.

У защиты файла в Excel есть минусы. Исходный файл не изменится — он защищен. Зато система предложит пользователю сохранить новую версию файла на его компьютер. На один носитель можно записать несколько форм регистрации и баз данных из СЭД при условии, что все они имеют одинаковый срок хранения.

Защищенный от изменений или выгруженный из СЭД файл журнала регистрации не нужно прятать. Если он не содержит конфиденциальную информацию, то пусть будет доступен в локальной сети. Коллеги самостоятельно смогут работать с ним. Это очень удобно: электронный журнал давно в архиве, а его копия доступна для всех.

Единственное условие — файлы должны быть неизменяемыми. Если срок хранения документа , бумажного или электронного, 5 лет, то он может провести эти 5 лет у вас в приемной. Документы с большим сроком хранения передают в архив организации. Бумажные формы после внесения итоговой записи перемещают в то место, где они будут ожидать отправки в архив или уничтожения.

С электронными журналами происходит то же самое, только предварительно их записывают на внешний носитель информации. Найти срок хранения нужного документа в Перечне. В Перечне представлены журналы не всех внутренних документов. Для форм, которых нет в Перечне, организация может установить свой срок хранения, который целесообразно приравнять к сроку хранения документов, которые в нем учитываются.

Их можно вести как в традиционном формате — бумажном, так и в электронном. Второй проще и удобнее, особенно учитывая грядущую цифровизацию документооборота. Удобнее всего вести журнал регистрации в Excel.

КАКИЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПЕРЕВЕСТИ В ЭЛЕКТРОННУЮ ФОРМУ

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно. Виды журналов регистрации приказов с образцами Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:. Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу: Рег. Бухгалтерия Кот И. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации в т.

На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. Как правило, не регистрируют:. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Регистрационный индекс При регистрации документов происходит их индексация. Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже: Защита журнала обеспечивается двумя способами — нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты — скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу начальника отдела кадров и т.

Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье по ссылке. Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров. Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал если выбран вариант зашиты с наклейкой : Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа.

То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение индекс. Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из:. Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая или обратная последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса друг от друга косой чертой. Ответ: Если в журнале регистрации предусмотрено обязательное наличие подписи работника, то журнал должен быть только на бумажном носителе пример — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Считаем, что для других регистрационных форм, в которых не предусмотрена подпись работника любого другого должностного лица , электронные журналы вести можно. Регистрация ведется в пределах календарного года; ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале.

Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения — это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала.

Корректный текст вносится в ту же графу. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести? Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным. Как насчёт электронной формы? В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления.

Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов. По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде. Понятие регистрации Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3. Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации.

В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения. В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Ведение кадровой документации является важной составляющей хозяйственной деятельности каждого предприятия, ведь только подробное ведение дел позволяет не только достичь успеха в управлении персоналом, но и избежать проблем с контролирующими органами, коими являются и Инспекция труда, и прокуратура.

В частности, одним из обязательных документов, который требуется при проведении любой проверки, является и журнал регистрации приема на работу. На каждом предприятии, как правило, кадровое делопроизводство ведется на основании Инструкции по делопроизводству, которая утверждается локальными актами либо отраслевыми соглашениями.

В частности, разрабатываются формы справок, уведомлений, журналов и иных бланков, форма которых не утверждена на законодательном уровне, но ведение которых является обязательной нормой, оговоренной в федеральном законодательстве. К подобным документам относится и журнал регистрации приказов по личному составу, ведь порядок его ведения оговорен, а вот форма не утверждена. В соответствии с номами закона, а именно п. То есть независимо от того, является ли организация коммерческим предприятием либо государственной структурой, исполнять выше оговоренные законодательные нормы они обязаны, то есть журнал регистрации приказов о приеме, или как его называют — по личному составу, должен вестись в обязательном порядке.

Кадровое делопроизводство подразумевает не только оформление приказов, справок, уведомлений и формирования личных дел, но и ведение нескольких журналов, которые используются не столько для удобства, сколько для систематизации данных и контроля за их движением. В частности, именно с этой целью и ведется журнал по личному составу, в котором регистрируются приказы о приеме работников на предприятие, их переводе на другие должности как в постоянном режиме, так и во временном, а также об увольнении.

Также оговоренный журнал нужен для придания распорядительным кадровым документам законности, ведь каждый приказ не только издается в той или иной ситуации в зависимости от обстоятельств, но и получает регистрационный номер. Это автоматически исключает возможность подделок оговоренных документов либо фальсификации некоторых данных, которые служат основанием не только для выплаты заработной платы, но и впоследствии используются для подтверждения страхового стажа при начислении пенсии.

Учитывая, что кадровой работой занимается, как правило, менеджер по персоналу либо тот же кадровый отдел, оформляется журнал именно работниками данного отдела на основании норм локальных актов, которые собственно форму журнала и утверждают. Хотя во многих организациях используют и Типовые формы разработанные в общем для предприятий всех форм собственности. И учитывая, что на основании норм законодательства оговоренный документ заводится обязательно, первый выпуск соответственно оформляется с момента образования организации.

Как было сказано выше, утвержденной на законодательном уровне формы журнала не предусмотрено, соответственно на предприятии используют форму, которая утверждена локальными актами, но с учетом требований закона, разработанных для данного типа кадровой документации. При оформлении журнала регистрации приказов по личному составу применяются следующие требования:.

Данные правила предусмотрены не только для того чтобы способствовать длительному хранению документа, но и с целью избежать фальсификации данных, то есть зарегистрировать приказ задними числами либо удалить лист с оформленной регистрацией. Предъявляются некоторые требования и к оформлению самого журнала, в частности, к титульному листу, который должен содержать в обязательном порядке:.

На оборотной стороне титульного листа должны быть указаны данные об ответственном лице, то есть его фамилия, имя, отчество и занимаемая должность. При ведении журнала регистрации приказов по личному составу, как правило, используется бумажная форма, ведь журнал предстоит не только правильно оформить, но еще и внести множество данных, а также хранить на протяжении длительного времени в архиве предприятия.

К тому же, следует учитывать тот факт, что в журнал в бумажном варианте невозможно сфальсифицировать, ведь данные вносятся от руки и последовательно, следовательно внести лишний приказ задними числами вряд ли будет возможно. Хотя в настоящее время с развитием компьютерных технологий во многих организациях активно применяется и электронная форма регистрации приказов по личному составу, особенно если на предприятии применяется программа 1С, которая автоматически производит регистрацию приказов и присвоение соответствующего номера.

К тому же, с использованием электронного варианта журнала осуществить выборку приказов по отдельно взятому работнику, допустим, за лет, будет намного легче. Примерная форма журнала будет выглядеть следующим образом бланк :. Хотя конечно некоторые кадровые работники в данный журнал вносят еще и данные о предоставляемых отпусках либо командировках, а к этим данным применимы сроки хранения всего в 5 лет.

Соответственно, журнал регистрации приказов должен содержать в себе только те данные которые отражают прием, перемещение и увольнение. Как правило, журнал регистрации приказов ведется кадровым работником, но не любым сотрудником, который относится к кадровому отделу, а именно тем, который в соответствии с приказом по предприятию назначен ответственным за ведение данного вида кадровой документации и чьи данные указаны на обороте титульного листа самого журнала.

Несмотря на то, что форма журнала регистрации приказов по личному составу не утверждена на законодательном уровне, оформить подобный документ совсем не сложно, учитывая информацию о ведении журнала представленную выше. Журнал регистрации приказов о приеме на работу является обязательным документом кадрового делооборота, а для его ведения на предприятии назначается ответственное лицо.

Как правило, ведение, хранение и заполнение журнала входит в компетенцию сотрудников кадровой службы. Разберем нюансы внесения записей в указанный журнал, а также общие правила его ведения на предприятии. Предприятие обязано оформлять трудовые отношения с сотрудниками в письменной форме — для этого издается приказ о приеме на работу каждого специалиста, а также составляется трудовой контракт. Все данные о принятых сотрудниках отражаются в журнале регистрации приказов о приеме на работу.

Выделим общие правила, которые нужно соблюдать при ведении данного документа:. Предприятие может самостоятельно разработать форму журнала, а в процессе хозяйственной деятельности допускается внесение изменений в утвержденный бланк. На данный момент мы ведем журналы регистрации кадровых приказов прием, увольнение, перевод, отпуск в рукописном варианте. Организация очень крупная и ведение данных журналов занимает очень много времени. Можно ли данные журналы вести путем печати из базы ЗУП реестра данных приказов и сшивать, либо это является нарушением.

Я нигде не могу найти. Если же законодательством установлены четкие требования к оформлению журнала например, необходимо прошить, поставить печать, подпись должностных лиц, работников , то такой документ обязательно ведется на бумажных носителях.

По общему правилу журнал учета приказов, как по основной деятельности, так и по личному составу необязательный документ. Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе.

Однако его ведение в организации позволит систематизировать приказы, отследить дату их издания, сохранить непрерывность текущих номеров в случае, если необходимо по каким-либо причинам изъять приказ из места их общего хранения.

Такие правила установлены в пункте 3. Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива приложение 6. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

Электронные документы в кадровой службе. Новые правила и решения

О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов.

Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье. В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т.

Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные. Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ. В соответствии со ст. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.

Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее. В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных. Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях. Словарь кадровика Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях. Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа. Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:.

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома иного представительного органа работников. Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст.

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и или подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:. Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота.

Приведем примеры таких форм. Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме. С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации.

Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации нумерации. Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения - 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах п.

В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям предметно-вопросному признаку : о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс. Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку докладные и объяснительные записки нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги журналы могут существовать только в электронном виде. Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу с длительным сроком хранения , личных дел, личных карточек работников и др. Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил. Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги журналы должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге журнале документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг журналов нумеруются до начала использования формы.

Правило 3. Книги журналы , в которых регистрируются документы длительного свыше 10 лет и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги журнала.

Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации. Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе ч. Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы ч.

Федеральным законом от Теперь дистанционные работники трудятся легально. Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения включая расположенные в другой местности , вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет ч.

В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе ч. Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений.

При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом. Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов? Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования при необходимости , визы ознакомления.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи - электронной. Отсутствие ее у гражданина будущего дистанционного работника не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.

Статья 2 Федерального закона от Вид 1. Простая электронная подпись - посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:. Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?

Об этом прямо сказано в ч. Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением заявителям , устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т.

Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию ст.

Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий ст.

Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?

Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.

Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.

Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести "в цифру". Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно? В наш век господства "цифры" над печатным текстом соображения удобства и экономии ресурсов добрались даже до такой консервативной области, как кадровое делопроизводство. Компьютерные системы ведения кадрового учета, дистанционные работники, отношения с которыми оформляются в электронном виде, применение электронной цифровой подписи в кадровых документах и даже грядущая замена святая святых - бумажных трудовых книжек на электронные - все это не может не вызывать у специалистов массу вопросов о порядке, сроках и рисках применения новых технологий в работе.

Организация имеет возможность выбрать наиболее приемлемый для себя способ регистрации документов. Регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов, так как в случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда может не признать.

Ксения Корчагина, юрист. Да, есть рискованные документы.

Журнал перехода на электронные трудовые книжки

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Кадровый электронный документооборот — уже можно!

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Все документы, которые создают в компании или поступают в нее, нужно регистрировать. В статье расскажем, как спроектировать, создать и правильно вести электронный журнал регистрации.

Электронный журнал регистрации: как составить и грамотно заполнить

В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников. Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью п. То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением п. А вот журнал книгу регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера.

Как регистрировать кадровые документы. Журналы, которые должны быть у каждого работодателя

О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов. Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.

Журнал регистрации переводов сотрудников

.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. tremymopham

    Отличное видео

  2. rforinin

    И почему ты вылупился на экран,нервы людям потрепать ,кретин.

  3. presperta

    Это кто вещает? Что за бред он несёт. Он учить как не надо делать. Вы не обязаны идти в отделение, только потому что полицаи так хотят. Если у них есть на вас ориентировка и если они могут её предоставить. Ориентировки дают в виде фоторобота или описании. Если нет ориентировок, все их хотелки только хотелки. У нас нет комендатского часа чтобы носить с собой документы. Документы быть должны, но нигде не написано что вы должны их носить с собой. Если нет ориентировки вы можете сообщить со своих слов ФИО и год рождения, даже можно без даты и месяца, просто сказать что не помните. У любого патруля есть с собой рация, где они по служебному каналу передают данные, но ни в коем случае не звонят о получении данных о вас по личному телефону. Да вы можете пойти с ними, но не обязаны. Отказаться пройти это ваше законное право, если вас насильно принуждают без ориентировки и требований, то вам надо знать кто это делает, чтобы в дальнейшем знать на кого именно писать жалобу. Меня пытались так доставить, я достал ежедневник переписал номера жетонов и попросил предъявить документы чтобы я мог записать ФИО и проверить действительность по времени действия. Также попросил меня ознакомить с ориентировкой, на что мне сказали что они в отделении, я сказал что мои данные они могут проверить по рации и что в случае неправомерных действий я буду вынужден обратиться за защитой к адвокату, на что мне необходимо сделать звонок. Полицая решили не портить себе жизнь дисциплинаркой и просто сделали как я сказал. Записали в служебную книжку, по рации уточнили ответ что всё ок. Пожелали мне хорошего дня и я им тоже.

  4. Руфина

    Расскажы какие риски при покупке квартиры у банка или коллекторов которые забрали ее за долги?

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных